Slik skriver du filnavn på dokumenter
For at et dokument skal være forståelig ved søk i Google, kunne gjenfinnes i filarkivet og vises på en god måte for brukeren og i Drupal, er det fint å følge retningslinjene under.
Filnavn er viktig: Gi fila et godt navn før du laster den opp i publiseringsløsningen.
Obs! Bruk Replace-funksjoner når du skal erstatte ei fil. Det er viktig å unngå mange versjoner av samme dokument og bilde.
Navn på filer – generelt
Hva du bør unngå
-
Unngå æøå i filnavnet – bruk “eoa” i stedet.
-
Unngå mellomrom eller spesialtegn i filnavnet, bruk kun ”-” (bindestrek uten mellomrom rundt) til å dele mellom ord).
- Årsak: Filnavnet blir nesten uleselig eksternt, som ved treff på søk i google.
-
Unngå dato og versjonsnummer - Slik informasjon kan stå i selve dokumentet eller i tittel på dokumentet som er redigerbart etter at fila er lastet opp. Unntaket er presentasjoner fra arrangementer - se lenger ned.
-
Dato og versjonsnummer i filnavnet vanskeliggjør replacing av dokumenter og kan føre til mange duplikater og brutte lenker.
-
Replacing er en funksjon du kan bruke når du har behov for å skifte ut fila, pga skrivefeil, faktafeil eller andre mer vesentlige endringer uten at URL-en blir brutt.
-
Skal du laste opp et helt nytt dokument (ikke replace det), er det viktig å slette den gamle versjonen samtidig. Alle publiserte filer er søkbare i Google (selv om vi ikke bruker dem mer på nettsidene).
-
-
Filnavnet bør ikke være for langt – for lange filnavn kan bli kryptiske (forkortet maskinelt) eller ikke virke om de kommer bakerst i en url. De kan også føre til heng i systemet hos mottaker.
Fila bør ha
-
Logisk navn som gir mening ved søk (gjenfinning) og er gjensidig utelukkende (tittel eller tema/bruk for dokumentet)
-
Skille mellom hva det gjelder når det er mange (nesten) like titler. F.eks Egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår kan være:
-
«egenrapportering-etiske-krav.docx»
-
«egenrapportering-renhold.docx»
-
«egenrapportering-sosialt-ansvar.docx»
-
«egenrapportering-oslo-kommune.docx»
-
Presentasjoner
-
Dato på arrangementet i ens format er lurt om vi vil finne igjen filene i arkivet.
-
Rekkefølge/seksjon/navn på foredragsholder eller tidspunkt er lurt når vi skal laste opp dokumenter fra store arrangementer.
-
For å finne dem igjen i filarkivet
-
For å gi fornuftige treff i Google
-
For å skille de ulike foredragene uten å måtte åpne hvert eneste og lese innholdet
-
Eksempel: 20190424-EHF-ebevis-hilde-kjolseth
Det vil si: “dato på arrangement-navn på arrangement i kortform-presentasjonstittel-person" (Alle ord med bindestrek mellom og uten æøå)
Bilder
-
Tittel på bildet bør indikere kort hva det dreier seg om og bruk. F.eks «gruppebilde-ssi» eller «heisekran-bygg-og-anlegg» «mari-benkow-nyhet-010217»
Husk å gi bildet en god alt-tekst. Alt-teksten skal være noe annet enn filnavnet eller bildeteksten. Les mer om dette på sidene til Tilsynet for universell utforming.
Nyheter
-
Det kan være lurt å lagre alle nyheter med "nyhet-dato-tittel” (Nyhet og dato + tittel gjør det enkelt å finne igjen filene.)
Nynorsk – dokumenter på flere målformer
Når vi laster opp samme dokument i flere målformer, er det viktig å skille, slik at vi vet hva som er hva når vi skal hente de fram på en nettside. Dette gjelder for eksempel maler, skjemaer og avtaler som vi er pålagt å ha både på bokmål og nynorsk.
-
Marker nynorsk (nn) bakerst i filnavnet.
-
Marker bokmål (nb) bakerst i filnavnet.