Slik skriver du filnavn på dokumenter

For at et dokument skal være forståelig ved søk i Google, kunne gjenfinnes i filarkivet og vises på en god måte for brukeren og i Drupal, er det fint å følge retningslinjene under.

Filnavn er viktig: Gi fila et godt navn før du laster den opp i publiseringsløsningen.

Obs! Bruk Replace-funksjoner når du skal erstatte ei fil. Det er viktig å unngå mange versjoner av samme dokument og bilde.

Innhold

    Navn på filer – generelt

    Hva du bør unngå

    • Unngå æøå i filnavnet – bruk “eoa” i stedet.

    • Unngå mellomrom eller spesialtegn i filnavnet, bruk kun ”-” (bindestrek uten mellomrom rundt) til å dele mellom ord).

      • Årsak: Filnavnet blir nesten uleselig eksternt, som ved treff på søk i google.
    • Unngå dato og versjonsnummer - Slik informasjon kan stå i selve dokumentet eller i tittel på dokumentet som er redigerbart etter at fila er lastet opp. Unntaket er presentasjoner fra arrangementer - se lenger ned.

      • Dato og versjonsnummer i filnavnet vanskeliggjør replacing av dokumenter og kan føre til mange duplikater og brutte lenker.

      • Replacing er en funksjon du kan bruke når du har behov for å skifte ut fila, pga skrivefeil, faktafeil eller andre mer vesentlige endringer uten at URL-en blir brutt.

      • Skal du laste opp et helt nytt dokument (ikke replace det), er det viktig å slette den gamle versjonen samtidig. Alle publiserte filer er søkbare i Google (selv om vi ikke bruker dem mer på nettsidene).

    • Filnavnet bør ikke være for langt – for lange filnavn kan bli kryptiske (forkortet maskinelt) eller ikke virke om de kommer bakerst i en url. De kan også føre til heng i systemet hos mottaker.

    Fila bør ha

    • Logisk navn som gir mening ved søk (gjenfinning) og er gjensidig utelukkende (tittel eller tema/bruk for dokumentet)

    • Skille mellom hva det gjelder når det er mange (nesten) like titler. F.eks Egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår kan være:

      • «egenrapportering-etiske-krav.docx»

      • «egenrapportering-renhold.docx»

      • «egenrapportering-sosialt-ansvar.docx»

      • «egenrapportering-oslo-kommune.docx»

    Presentasjoner

    • Dato på arrangementet i ens format er lurt om vi vil finne igjen filene i arkivet.

    • Rekkefølge/seksjon/navn på foredragsholder eller tidspunkt er lurt når vi skal laste opp dokumenter fra store arrangementer.

      • For å finne dem igjen i filarkivet

      • For å gi fornuftige treff i Google

      • For å skille de ulike foredragene uten å måtte åpne hvert eneste og lese innholdet

    Eksempel: 20190424-EHF-ebevis-hilde-kjolseth

    Det vil si: “dato på arrangement-navn på arrangement i kortform-presentasjonstittel-person" (Alle ord med bindestrek mellom og uten æøå)

    Bilder

    • Tittel på bildet bør indikere kort hva det dreier seg om og bruk. F.eks «gruppebilde-ssi» eller «heisekran-bygg-og-anlegg» «mari-benkow-nyhet-010217»

    Husk å gi bildet en god alt-tekst. Alt-teksten skal være noe annet enn filnavnet eller bildeteksten. Les mer om dette på sidene til Tilsynet for universell utforming.

    Nyheter

    • Det kan være lurt å lagre alle nyheter med "nyhet-dato-tittel” (Nyhet og dato + tittel gjør det enkelt å finne igjen filene.)

    Nynorsk – dokumenter på flere målformer

    Når vi laster opp samme dokument i flere målformer, er det viktig å skille, slik at vi vet hva som er hva når vi skal hente de fram på en nettside. Dette gjelder for eksempel maler, skjemaer og avtaler som vi er pålagt å ha både på bokmål og nynorsk.

    • Marker nynorsk (nyn) bakerst i filnavnet.

    • Marker bokmål (bok) bakerst i filnavnet.