Invitasjoner til arrangementer

Her finner du konkrete tips om hvordan du kan skrive klare invitasjoner til arrangementer.

Tilpass informasjonen

Selv om en tekst kan fungere godt i én sammenheng, er det ikke sikkert at den er like god i en invitasjon. Ofte er invitasjonene våre veldig lange og lite tilpasset den kanalen de skal publiseres i. Unngå ukritisk klipping og liming, og sørg alltid for at teksten er tilpasset målet og målgruppen. Når du publiserer en digital invitasjon, vil du også ha nytte av sjekklista for tekst på nett.

Formuler et tydelig tema

Hvilke spørsmål skal arrangementet gi svar på, og hva skal deltakerne sitte igjen med? Vurder gjerne om det kan fungere godt å formulere temaet eller de ulike problemstillingene som spørsmål. Da påvirker vi lesernes forventninger, og gjør det enkelt å se hvem arrangementet er relevant for.

Eksempel
Tema for årets konferanse er å styre digitaliseringen på rett vei. Hvordan kan vi utnytte mulighetene digitalisering gir, og hente ut ønskede gevinster?

Sørg for at teksten er imøtekommende

Skriv til både potensielle og påmeldte deltakere ved å bruke «du», eller bruk formuleringer som «meld deg på» eller «møt opp i god tid» (såkalte imperativer). Direkte henvendelse gir en tydelig tekst og en imøtekommende og inviterende tone som er spesielt viktig i invitasjoner og kursomtaler.

Eksempler på formuleringer med god tone
Seminaret er praktisk rettet, og passer for deg som jobber med kompetanse, opplæring og lederutvikling i statlig virksomhet.
På seminaret vil du lære hvordan du følger opp kontrakter. Dette gjelder selve leveransen, men også hvordan du får mest mulig ut av kontrakten, og hvordan du går fram hvis du vil si den opp.
Ikke skriv: Skriv heller:
Spørsmål kan rettes til kontaktpersonen som er oppgitt under arrangementet. Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål.

Bytt ut klisjeer med konkret informasjon

Når vi skal friste leseren til å melde seg på, er det lett å ty til velbrukte ord som «spennende» eller «interessant». Når vi kaller disse ordene klisjeer, betyr det ikke at de er usanne, men at de er så velbrukte at de kommuniserer dårlig. Prøv å fylle klisjeene med innhold ved å være mer konkret. Vis hva som er så spennende med programmet eller foredragsholderen, ikke bare påstå at det er sånn. Jo mer konkrete vi er, desto større sjanse er det for at målgruppen oppfatter hvor relevant dette er.

Ikke skriv: Skriv heller:
Vi har mange spennende foredragsholdere på konferansen. På konferansen forklarer bedriftsledere, forskere og toppledere hvordan vi kan utnytte mulighetene digitalisering gir.

Luk ut stivt språk

Vi skal være ekstra på vakt mot det stive språket i kurs- og arrangementsinformasjonen. Stivt språk skaper unødvendig avstand, og kommuniserer ikke godt uansett hvem målgruppen er.

Ikke skriv: Skriv heller:
For at frivillig erfaringsutveksling kan vedvare, vil vi gjerne distribuere kontaktinformasjon på deltakerne i etterkant av det enkelte frokostmøtet. Vi ønsker at dere skal fortsette å dele erfaringer med hverandre. Derfor vil vi etter hvert møte sende ut kontaktinformasjon om deltakerne.

Vis tydelig at Digitaliseringsdirektoratet er avsenderen

Husk at Digitaliseringsdirektoratet alltid må stå som en tydelig avsender, og at vi alltid skal følge Digitaliseringsdirektoratets grafiske profil.