Rapporter og notater

Her finner du konkrete tips om hvordan du kan skrive klare rapporter og notater.

Gjør innholdsfortegnelsen oversiktlig

En god innholdsfortegnelse vil gjøre det lett for leserne å gå til den delen av rapporten eller notatet som de er mest interessert i. Alle fagrapporter og notater bør inneholde informasjon om mandat, metode, analyse og konklusjon, og disse delene bør være lette å finne i innholdsfortegnelsen. Det får vi til hvis vi har tydelige kapitteltitler.

Se eksempel på bruk av god innholdsfortegnelse for rapport publisert i HTML.

Formuler gjerne problemstillinger som direkte spørsmål

En problemstilling i spørsmålsform gjør det helt klart hva tekstens oppgave er, nemlig å svare på spørsmålet. Dette gir god leseveiledning og gjør det enklere for leseren å henge med. Ofte blir det også enklere å strukturere en tekst og lage gode mellomtitler når problemstillingen er så tydelig. Det kan løses på ulike måter:

  • Spørsmål som tittel
    I noen tilfeller kan en slik spørsmålsformulering fungere som tittel. Et eksempel er notatet «Kor mange innbyggjarar kan kommunisere med forvaltninga digitalt?».
  • Spørsmål som mellomtitler
    I stedet for å kalle et avsnitt for «PODs måloppnåelse» kan du skrive «Har POD nådd målene sine?».
  • Spørsmål i sammendrag og konklusjoner
    I notatet «Digital kommunikasjon med virksomheter» finner vi en spørsmålsformulering i konklusjonen: «Vi spurte: Har forvaltningen behov for en felles løsning for digital post til virksomheter? Vil en slik løsning bidra til at den digitale kommunikasjonen mellom forvaltningen og virksomheten øker i omfang? Er en fellesløsning for digital post en god løsning for forvaltningen?»

Bruk mellomtitler i et kapittel til å formidle hovedfunnene

Gode mellomtitler gjør det lett å få oversikt over funn og viktige poenger, slik at leserne selv kan avgjøre hva de vil lese mer om. Bruk gjerne et konkret funn som mellomtittel. En mellomtittel som «Politikkformidling tar stadig mer plass» levner ingen tvil om hva som er budskapet. Når du bruker hele setninger, tvinger du deg selv til å ta stilling til hva du egentlig ønsker å formidle. Mellomtittelen «Tilgjengelig og brukervennlig teknologi» er mindre tydelig – finnes det brukervennlig teknologi eller ikke?

Forbered leseren på hva som kommer

Når du gir leseveiledning, forteller du hva leseren møter i teksten. Det kan være formuleringer av typen «I dette kapitlet gjennomgår vi […]». Slike veiledninger er spesielt nyttige i starten av hvert kapittel, og de kan gjerne kombineres med en kort oppsummering av kapitlets hovedfunn der det er naturlig. Bruker du det mye, kan det likevel virke masete. Spar derfor dette viktige virkemiddelet til tilfeller der du tenker at leseren har særlig behov for det, for eksempel hvis stoffet er omfattende eller komplisert.

La hovedtittelen fortelle hva leseren faktisk får

Det kan være fristende å gi et dokument en kreativ og fengende tittel som skal gjøre leseren nysgjerrig. Da legger vi lista veldig høyt både for oss selv og for leseren, og sjansen for å forvirre er stor. Det er bedre å velge det opplagte – nemlig å fortelle rett fram hva innholdet faktisk er. Hva får leserne når de åpner denne rapporten eller dette notatet?

Gi en oversikt over hovedfunnene i sammendraget

Sammendraget er ofte det første som blir lest. Gjennom sammendraget skal leserne få med seg de viktigste funnene uten å måtte lese hele rapporten. Sammendraget må derfor få fram hva vi har funnet (hovedfunn), hvilket datagrunnlag og hvilken metode vi har brukt, og hva vi anbefaler.

Sammendrag kan være krevende å skrive, fordi du bare kan ta med hovedpoengene. Mange skriver sammendraget helt til slutt, men det kan også være nyttig å arbeide med sammendraget underveis. Da tvinges du til å finne ut hva som er de egentlige hovedpoengene. Under finner du tre måter å bygge opp sammendraget på.

Én måte er å gå rett på sak og la bakgrunnen bygge opp under funnene:

Ikke skriv: Skriv heller:
Før sommeren 2012 fikk Difi i oppdrag av Justis- og beredskapsdepartementet (JD) å evaluere Politidirektoratet (POD). Evalueringen skulle ferdigstilles innen 1. mars 2013.

Er Politidirektoratet (POD) blitt det sentrale, strategiske og utøvende ledelsesorganet det var ment å være da det ble opprettet i 2001? I denne evalueringsrapporten konkluderer Difi med at viktige forventninger ikke er innfridd.

Før sommeren 2012 fikk Difi i oppdrag å …

En annen variant av sammendrag finner vi i Rapport 2013:9 Digitale tenester i staten. Der kommer det først en kort oppsummering av bakgrunnen for rapporten og metoden som er brukt, deretter trekkes hovedfunnene fram i tydelige mellomtitler (for eksempel «Få avanserte individuelle og proaktive tenester», «Ti verksemder står bak mesteparten av digitaliseringa», «Noreg førebels ikkje i front internasjonalt»).

I det tredje alternativet ser vi en annen god og oversiktlig måte å bygge opp sammendraget på. Bildet under viser en oversiktlig og god innholdsfortegnelse. Eksempelet er hentet fra innbyggerundersøkelsen for 2015 (Difi-rapport 2015:5 på dfo.no).

Eksempel på en oversiktlig og god innholdsfortegnelse. Eksempelet er hentet fra innbyggerundersøkelsen for 2015 (Difi-rapport 2015:5)
Eksempel på en oversiktlig og god innholdsfortegnelse. Eksempelet er hentet fra innbyggerundersøkelsen for 2015 (Difi-rapport 2015:5

Velg en koordinator når flere skriver sammen

Veldig ofte er det flere forfattere som skriver en rapport sammen. En typisk utfordring er å få bundet de ulike delene av rapporten sammen på en helhetlig måte og med et felles språk. Én av forfatterne bør derfor ha ansvaret for å koordinere tekstbidragene.

Det kan også være lurt å bestemme hvem av dere som tar den siste runden med korrektur og språkvask. Upresise henvisninger til kapitlet foran eller krøll med kapittelnummereringen gir teksten et uferdig inntrykk og kan bidra til at formidlingen av det viktige faglige arbeidet kommer i bakgrunnen.

Vis tydelig at Digitaliseringsdirektoratet er avsenderen

Husk at Digitaliseringsdirektoratet alltid må stå som tydelig avsender, og at vi alltid skal følge Digitaliseringsdirektoratets visuelle profil.